„Ich hab‘ für zusätzliche Dinge keine Zeit! Fühl‘ mich sowieso jeden Tag wie in einem Hamsterrad und komme nicht von der Stelle!!!“ Geht es Ihnen auch so? Der Tag hat 24 Stunden und es reicht nicht? Dann wird es Zeit zu überlegen, ob das so weitergehen soll. Wenn Sie jetzt sagen „Nein, so nicht bis ich 60 bin – das halte ich nicht durch!“ wird es Zeit, sich wirklich Gedanken zu machen. „Ja, aber ich hab‘ doch schon so viel überlegt … Und kann einfach keine freie Zeit mehr finden! Und wenn ich mal ein paar Minuten für mich habe, dann kommt wieder jemand und will irgendetwas! Früher ging das alles viel einfacher!“
Doch schmerzlich denkt manch alter Knaster, der von vergang´nen Zeiten träumt, an die Gelegenheit zum Laster, die er versäumt
Wilhelm Busch 1832-1908
Doch wie komme ich raus aus dem Hamsterrad? Überlegen ist der erste Schritt! Doch jetzt fehlt noch die Methodik. Und da hilft am besten eine Visualisierung. Das bedeutet, dass ich mir zunächst einmal einen Überblick verschaffen muss! Und diesen bekomme ich am besten, wenn ich mich selber beobachte und dann eine Auflistung der Aufgaben erstelle. Und diese kann als sogenannte Matrix dienen. Je genauer ich mich dabei selbst beobachte, umso besser wird auch mein später optimiertes Ergebnis.
Punkt 1: Bestandsaufnahme der Routinearbeiten, die ich jeden Tag zu erledigen habe. Diese schreibe ich mir als Aufgaben untereinander auf ein Blatt Papier. Als nächstes schätze ich grob die Länge der Bearbeitungszeit und notiere sie hinter der jeweiligen Aufgabe.
Jetzt, nachdem ich einen Überblick habe, kann ich die Aufgaben bewerten. Zum Beispiel nach „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ – das gute alte „Eisenhowerprinzip“. Was also „dringlich“ und „wichtig“ ist hat höchste Priorität. Was „dringlich“ und „nicht so wichtig“ ist, kann eventuell delegiert werden. Was „wichtig“, aber „nicht so dringlich“ ist, kann ich auf einen für mich optimalen (vielleicht späteren) Zeitpunkt verlegen. Was „unwichtig“ und auch „nicht dringlich“ ist, verschiebe ich komplett oder lasse es direkt bleiben!
Punkt 2: die richtigen Prioritäten setzen
Als nächstes notiere ich die Aufgaben gemäß dem o.g. Prinzip auf den Tag verteilt auf einem Tagesplan. Doch Vorsicht! Eine Grundregel der Zeitplanung lautet „60% verplante Zeit, 40% Pufferzeit“. Sonst kann die Planung nicht umgesetzt werden. Wer jetzt seinen Terminplan „überfüllt“ hat, kann sich sicher sein, dass er seine Arbeit nie für sich selbst zur vollständigen Zufriedenheit erledigen kann. Das bedeutet, dass er sich Gedanken machen muss, welche Aufgaben delegiert oder komplett wegfallen können.
Punkt 3: richtig planen
Sehr oft erkennt aber auch der eine oder andere, dass er manche Dinge bis dato zu einem Zeitpunkt erledigt, an dem er optimaler Weise etwas anderes tun könnte und zu einem späteren Zeitpunkt die Aufgabe deutlich schneller erledigt wird, weil zum Beispiel der Weg dorthin kürzer ist.
Hilfreich kann auch ein Abgleich unter Kollegen sein, ob bis dato Synergien ungenutzt sind und Umstrukturierungen möglich sind.
Als letztes ist es wichtig, jetzt nicht stur nach Plan immer weiterzuarbeiten, sondern diesen ständig zu optimieren. Da ich jetzt ja meine Matrix habe, kann ich die Planung immer wieder prüfen und überarbeiten.
Punkt 4: immer wieder die Planung überarbeiten und aktualisieren
Alles Geschaffene ist vergänglich. Strebt weiter, bemüht Euch, unablässig achtsam zu sein.
Buddha Weisheiten
