Eines haben wir alle gemeinsam: Die Zeit, die uns an einem Tag zur Verfügung steht, nämlich 24 Stunden. Und geht es Ihnen manchmal auch so: Am Ende des Tages haben Sie noch viele offene Punkte, aber keine Zeit mehr. Sie fragen sich: Habe ich das getan, was ich tun wollte bzw. sollte?
Hier ein paar Tipps zur Prioritätensetzung, mit denen Sie sich das Leben erleichtern und Ihre Zufriedenheit erhöhen:
Was ist wirklich wichtig?
- Nehmen Sie sich täglich vor Arbeitsbeginn die Zeit, um diese Frage zu klären. Es gibt viele Dinge, die spannend sind und vor allem wichtig erscheinen. Doch Sie können nicht alles erledigen, sondern müssen priorisieren.
Welche Entscheidung bzw. Maßnahme ist an einen fixen Termin gebunden und muss deshalb heute erfolgen?
- Dies betrifft vor allem rechtliche Belange, Veröffentlichungstermine, Deadlines etc.
Von welcher meiner Entscheidungen bzw. meiner Vorgaben hängen meine Mitarbeiter ab?
- Ohne diesen Input könnten die Mitarbeiter nicht weiterarbeiten und stellen damit vergeudete Ressourcen dar.
Welche Maßnahmen sind zur Zielerreichung notwendig?
- Notieren Sie Ihre drei wirklich wichtigen Ziele auf einen Spickzettel. Bringen Sie diesen an einem für Sie gut sichtbaren Ort an, um die Ziele im wahrsten Sinne des Wortes nicht aus den Augen zu verlieren.
Was kann ich wegfallen lassen?
- Strategie „Mut zur Lücke“. Lassen Sie manche Dinge einfach sein. Wenn es wirklich wichtig ist, dann landet es wieder auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem E-Mail-Account.
Was kann ich delegieren?
- Prüfen Sie, ob immer wiederkehrende Aufgaben anfallen. Standardisieren Sie den Vorgang und übergeben Sie die Bearbeitung an einen Mitarbeiter.
- Bei manchen Aufgaben haben Sie das Gefühl „Das erledige ich kurz selbst“. Sie meinen, dass Sie die Aufgabe in der Zeit, in der Sie sie einem Mitarbeiter erklären, schon längst hätten selber erledigen können? Wirklich? Diese Einschätzung basiert auf Ihrer rationalen Effizienzbeurteilung. Auf der emotionalen Ebene spielen dabei Misstrauen, Kontrollverlust und Sicherheitsbedürfnis eine Rolle.
- Bin ich auch mit einer gefühlsmäßigen „80%-Lösung“ zufrieden? Geben Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter weiter, auch wenn Sie meinen, dass das Ergebnis viel besser wäre, wenn Sie es selbst erarbeitet hätten. Lieber eine „80%-Lösung“, auf der Sie aufbauen können, als eine „0%-Lösung“, weil Sie doch nicht dazu gekommen sind. Die 80% entsprechen Ihrer Einschätzung zur Mitarbeiterqualifikation und spiegeln Misstrauen in die Fähigkeiten des Mitarbeiters sowie Kontrollverlust wider.
Nehmen Sie sich jeden Tag vor Arbeitsbeginn kurz Zeit, um diese Fragen zu reflektieren. So legen Sie Ihre Prioritäten fest. Mit dieser Klarheit werden Sie sich weniger verzetteln und konsequenter vorgehen. Das erleichtert Ihren Arbeitsalltag und macht Sie zufriedener.
